Þjóðskjalasafn Íslands, héraðsskjalasöfnin og Handritadeild Landsbókasafns eru helstu skjalavörslustofnanir sem taka til varðveislu einkaskjalasöfn.

Viðtaka einkaskjalasafna á Þjóðskjalasafni Íslands

Þjóðskjalasafn Íslands leitar eftir að fá til varðveislu skjöl frá öllum sviðum þjóðlífsins, fyrirtækjum, félögum og einstaklingum.

Einkaaðilar geta komið með skjöl sín til Þjóðskjalasafns að Laugavegi 162 og afhent þau til varanlegrar varðveislu. Í samráði við afhendingaraðila eru skjölin skráð og flokkuð til að tryggja varðveislu og aðgengi að skjölunum í langan tíma. Jafnframt veita skjalaverðir safnsins leiðbeiningar og ráðgjöf við flokkun og skráningu fyrir þá sem vilja sjálfir flokka og skrá skjalasöfn sín.

Innihaldi skjölin viðkvæmar upplýsingar getur afhendingaraðili gert samning um aðgangstakmarkanir að einkaskjalasafninu, t.d. að skjölin verði ekki aðgengileg fyrr en að ákveðnum tíma liðinum eða að leita þurfi eftir heimild afhendingaraðila til að skoða skjölin.

Hægt er að hafa samband við starfsmenn Þjóðskjalasafns í síma 590 3300 eða senda fyrirspurn á tölvupóstfangið skjalavarsla@skjalasafn.is.

Aðrar skjalavörslustofnanir sem taka til varðveislu einkaskjalasöfn

Fleiri skjalavörslustofnanir koma til greina sem viðtökustaðir einkaskjala en Þjóðskjalasafn. Héraðsskjalasöfn, þar sem þau starfa, varðveita mörg einkaskjalasöfn og eru kjörinn varðveislustaður einkaskjala sem varða mest viðkomandi sveitarfélag eða hérað. Handritadeild Landsbókasafns tekur jafnframt til varðveislu einkaskjalasöfn og þar er að finna mörg merkileg söfn.

Hvert á að afhenda einkaskjalasöfn?

Einkaaðilar sem ætla að afhenda einkaskjöl sín til varðveislu geta afhent skjöl sín á þá skjalavörslustofnun sem þeir kjósa. Þó ætti að hafa í huga hvar skjölin eiga best heima þegar ákveðið er að afhenda einkaskjöl til varðveislu. Hafa má í huga hvaða skjöl Þjóðskjalasafn varðveitir og hvaða skjöl héraðsskjalasöfn varðveita, sem og handritadeild Landsbókasafns. Mörg einkaskjalasöfn eru nátengd skjalasöfnum opinberra aðila að efni og verða ekki rannsökuð til hlítar nema í nánum tengslum við könnun opinberra gagna. Í því sambandi má nefna skjalasöfn stjórnmálaflokka og stjórnmálamanna, skjalasöfn fyrirtækja og manna í atvinnurekstri. Héraðsskjalasöfnin varðveita skjöl sveitarfélaga og eðlilegt er að þangað berist skjöl einkaaðila sem hafa starfað eða búið á þeirra starfssvæði, má þar nefna skjöl fyrirtækja og félaga í viðkomandi héraði. Fyrirtæki og félög sem starfað hafa á landsvísu ættu að afhenda skjöl sín til varðveislu á Þjóðskjalasafn, sem og skjalasöfn þingmanna, ráðherra og embættismanna ríkisins.

Berist Þjóðskjalasafni ósk um að taka við einkaskjölum er farið yfir þessi álitamál með viðkomandi. Virðist skjölin eiga fremur heima í öðrum söfnum hefur fólki verið bent á, að e.t.v. væri réttara að afhenda skjölin þangað.