Einkaskjalasöfn sem heimildir
Einkaskjalasöfn eru heimildir um þjóðarsöguna og eru ekki síður mikilvægar heimildir um söguna en skjöl opinberra aðila, og geta jafnvel opnað nýja sýn á fyrri tíma sögu.
Einkaskjöl hafa menningarlegt gildi fyrir samfélagið og án þeirra væru heimildir um fyrri tíma fátæklegri. Skjalasöfn félagasamtaka eru t.d. heimildir um menningarlíf og þjóðfélagsumræðu á hverjum tíma. Skjalasöfn einkafyrirtækja eru heimildir um atvinnusögu landsins og eru stundum heimildir um sögu nær allra heimila á afmörkuðu svæði í áratugi. Má þar nefna skjöl kaupfélaga á 20. öld. Þá má einnig nefna einkagögn stjórnmálamanna og embættismanna sem geta skapað annað sjónarhorn á opinber mál sem komið hafa til kasta stjórnvalda. Eins geta persónuleg skjöl alþýðufólks, s.s. dagbækur og einkabréf, verið mikilvægur vitnisburður um alþýðumenningu sem og líf og störf almennings.
Uppbygging og innihald einkaskjalasafna
Einkaskjalasöfn eru misjöfn að uppbyggingu og innihaldi en starfsemi viðkomandi félags eða fyrirtækis, eða lífshlaup viðkomandi einstaklings endurspeglar innihald skjalasafns viðkomandi skjalamyndara.
Skjalasöfn einstaklinga eru sá flokkur einkaskjalasafna sem er hvað fjölbreyttastur og ólíkastur öðrum flokkum skjalasafna, bæði hvað varðar efni og skjalamyndun. Í skjalasafni einstaklings geta verið margvíslegir skjalaflokkar sem tengjast áhugasviði, starfi eða fjölskyldu viðkomandi og geta varðað allt milli himins og jarðar. Skjalasöfn einkafyrirtækja og félaga eru hins vegar á margan hátt líkari skjalasöfnum opinberra stofnana þar sem skipulag og uppbygging er öll í fastari skorðum, enda skjalasafn slíkra rekstrareininga mikilvægur hluti starfseminnar.
Notkun einkaskjalasafna á Þjóðskjalasafni
Einkaskjalasöfn sem berast Þjóðskjalasafni Íslands eru skráð í skjalaskrá safnsins. Fyrsta skrefið fyrir þá sem hafa hug á að nýta sér einkaskjalasöfn, sem annan safnkost Þjóðskjalasafns, er því að fletta upp í skjalaskránni og skoða upplýsingar sem skráðar eru um viðkomandi skjalasafn eða það efni sem leitað er að.
Hafa verður í huga að ekki hafa enn öll einkaskjalasöfn Þjóðskjalasafns verið frágengin og skráð. Stöðugt er unnið að því að gera öll einkaskjalasöfn aðgengileg til notkunar.
