Aðgangur að opinberum skjölum
Allir geta fengið að skoða opinber skjalasöfn sem varðveitt eru á Þjóðskjalasafni Íslands á lestrarsal safnsins að Laugavegi 162, nema um takmarkanir á aðgangi að skjölunum sé að ræða lögum samkvæmt. Sérstakar reglur gilda um notkun skjala á lestrarsal.
Meginreglan er að skjöl opinberra aðila á Þjóðskjalasafni Íslands eru opin til notkunar fyrir alla sem hafa áhuga eða þörf hafa fyrir notkun þeirra. Á þessu eru þó undantekningar og reynir þá oftast á upplýsingalög en önnur lög geta þó einnig haft áhrif á aðgengi, s.s. stjórnsýslulög og lög um upplýsingarétt um umhverfismál. Í II. kafla upplýsingalaga nr. 140/2012 er kveðið á um takmarkanir einstaklinga og lögaðila til aðgangs að opinberum skjölum. Dæmi um gögn undanþegin upplýsingarétti eru fundargerðir ríkisráðs og ríkisstjórna, minnisgreinar á ráðherrafundum og gögn sem tekin hafa verið saman fyrir slíka fundi, bréfaskipti stjórnvalda við sérfróða menn til afnota í dómsmáli eða við athugun á því hvort slíkt mál skuli höfðað og vinnuskjala stjórnvalda. Einnig er þar kveðið á um aðgangstakmarkanir á skjölum er varða almannahagsmuni, s.s. upplýsingar um öryggis- og varnarmál ríkisins, samskipti við önnur ríki og fjölþjóðastofnanir, viðskipti stofnana og fyrirtækja ríkis eða sveitarfélaga að því leyti sem þau eru í viðskiptum við aðra, próf sem opinberir aðilar leggja fyrir en gætu orðið þýðingarlaus ef þau væru á almannavitorði og upplýsingar um umhverfismál enda gæti birting þeirra haft áhrif á vernd umhverfisins. Ofangreind gögn eru almennt lokuð í 30 ár.
Almenningur og fræðimenn geta sótt um aðgang að skjölum sem á hvílir lagaskylda um aðgangstakmarkanir, t.d. í rannsóknaskyni. Þjóðskjalasafn Íslands metur aðgangsbeiðni viðkomandi.
Þá er jafnframt í VIII. kafla laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn kveðið á um aðgangstakmarkanir að skjölum sem eru í öryggismálasafni en í því eru skjöl og skráðar heimildir sem hafa verið í vörslu afhendingarskyldra aðila og snerta öryggismál Íslands á árunum 1945-1991. Fræðimenn geta fengið aðgang að skjölum í öryggismálasafni að uppfylltum ákveðnum skilyrðum sem talin eru upp í 37. gr. laganna. Þá getur almenningur jafnframt óskað eftir aðgangi að skjölum í öryggismálasafni.
Leit að heimildum í opinberum skjalasöfnum
Skjalaskrár eða geymsluskrár sýna uppbyggingu skjalasafna og eru lykill að notkun á skjölum. Skjalasöfn opinberra aðila sem varðveitt eru á Þjóðskjalasafni eru skráð í skjalaskrá safnsins og hana má finna hér. Hægt er að leita eftir orðaleit, tímabilum eða fletta í gegnum skrárnar fyrir einstaka skjalasöfn.
Skjalasöfn eru sjaldnast skráð niður á einstakt skjal heldur er innihald hverrar arkar eða möppu skráð. Þegar leitað er að heimildum í skjalasöfnum þarf að hafa í huga hvaða opinberi aðili hafði með málið að gera á sínum tíma sem leitað er að. Í skjalasafni þess aðila er líklegt að þær upplýsingar sem leitað er að finnist, þó að einnig megi finna upplýsingar um ólík mál hjá fleiri en einum skjalamyndara. Þegar gömul skjalasöfn eru skoðuð þarf að hafa í huga skjöl kunna að hafa glatast með einum eða öðrum hætti eða verið eytt.
