Stærstur hluti safnkosts Þjóðskjalasafns Íslands eru skjalasöfn opinberra aðila. Lögbundin afhendingarskylda á skjölum stofnana og embætta ríkis og sveitarfélaga er lykilatriði í starfsemi safnsins. Samkvæmt 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er embætti forseta Íslands, hæstarétti, héraðsdómstólum og öðrum lögmæta dómstólum, Stjórnarráði Íslands, svo og öllum stjórnsýslunefndum og stofnunum sem heyra stjórnarfarslega undir það og þjóðkirkjuna skylt að afhenda skjöl sín til varðveislu á Þjóðskjalasafn.
Þá eru einnig afhendingarskyldir til Þjóðskjalasafns sjálfseignarstofnanir og sjóðir sem stofnuð hafa verið með lögum eða á grundvelli heimildar í lögum í þeim tilgangi að sinna einkum opinberum verkefnum, stjórnsýsluaðilar einkaréttareðlis hafi þeim á grundvelli laga verið fengið vald til þess að taka stjórnvaldsákvarðanir af hálfu ríkis eða sveitarfélags að því er varðar skjöl sem hafa orðið til hjá þeim eða komist í þeirra vörslu vegna mála er tengjast slíkum ákvörðunum, einkaréttarlegir lögaðilar sem tekið hafa að sér rekstrarverkefni með samningi skv. 30. gr. laga um fjárreiður ríkisins, eða skv. 100. og 101. gr. sveitarstjórnarlaga, að því er varðar skjöl sem hafa orðið til hjá þeim eða komist í þeirra vörslu vegna rækslu slíkra verkefna og lögaðilar sem eru að 51% hluta eða meira í eigu hins opinbera.
Afhendingarskyldir aðilar sem heyra undir stjórnsýslu ríkisins geta eingöngu afhent Þjóðskjalasafni Íslands skjöl sín til varðveislu. Sveitarfélög, svo og allar stofnanir og nefndir á þeirra vegum sem fara með stjórnsýslu, byggðasamlög og aðrir þeir aðilar sem sjá um framkvæmd einstakra stjórnsýsluverkefna vegna samvinnu sveitarfélaga eru afhendingarskyld með sín skjöl til Þjóðskjalasafns ef sveitarfélagið sem ofangreindir aðilar heyra undir rekur ekki héraðsskjalasafn á eigin vegum eða á ekki aðild að slíku safni, sbr. 14. gr. laga um opinber skjalasöfn.
Samkvæmt 15. gr. laga um opinber skjalasöfn skulu ofangreindir aðilar afhenda skjöl sín sem eru á pappír þegar þau eru orðin 30 ára gömul en skjöl á rafrænu formi eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri.
