Þjóðskjalasafn Íslands auglýsir til umsagnar drög að reglum um varðveislu og eyðingu skjala úr fjárhagsbókhaldi afhendingarskyldra aðila. Tengil á drög að reglunum ásamt greinargerð er að finna hér fyrir neðan. Þjóðskjalasafn er framkvæmdaaðili opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar skv. 3. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og skal m.a. setja reglur um skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila, sbr. 8. gr. sömu laga, þ.m.t. um varðveislu og förgun skjala.

Fjárhagsbókhald er umfangsmikill skjalaflokkur sem myndast hjá öllum afhendingarskyldum aðilum og er nauðsynlegur skjalaflokkur í rekstri þeirra. Fjárhagsbókhald er að stærstum hluta talið hafa tímabundið upplýsingagildi en til að mynda er kveðið á um í lögum um bókhald nr. 145/1994 að lágmarksvarðveislutími bókhalds að undanskildum ársreikningi sé sjö ár frá lokum reikningsárs. Almennt hafa lögaðilar ekki varðveitt fylgiskjöl fjárhagsbókhalds lengur en ákvæði laganna kveða á um. Rétt er að benda á að þrátt fyrir ákvæði laga um bókhald þurfa afhendingarskyldir aðilar heimild Þjóðskjalasafns til að eyða umræddum gögnum, sbr. 1. mgr. 24. gr. laga um opinber skjalasöfn. Stór hluti af grisjunarbeiðnum sem berast Þjóðskjalasafni eru beiðnir um eyðingu á fylgiskjölum fjárhagsbókhalds og vinnugögnum sem verða til í samhengi við færslu fjárhagsbókhalds. Með því að veita heimild í reglum um eyðingu á skjölum úr fjárhagsbókhaldi, þ.m.t. fylgiskjölum fjárhagsbókhalds og vinnugögnum þess hjá afhendingarskyldum aðilum, munu þær beiðnir verða úr sögunni. Það léttir á starfsemi allra afhendingarskyldra aðila að þurfa ekki sérstaklega að sækja um eyðingu á þessum skjalaflokki og á starfsemi Þjóðskjalasafns að þurfa ekki taka við og afgreiða slíkar grisjunarbeiðnir. Í þessum regludrögum er lagt til að eyðing skjala úr fjárhagsbókhaldi afhendingarskyldra aðila verði meiri en hún hefur verið hingað til. Lagt er til að afhendingarskyldum aðilum verði heimilt að eyða öllum skjölum úr fjárhagsbókhaldi sjö árum eftir að reikningsári lýkur að undanskildum ársreikningi sem skylt verður að varðveita.

Frestur til að skila inn umsögn við regludrögin er til og með 2. janúar 2023. Umsagnir og fyrirspurnir skal senda á netfangið skjalavarsla@skjalasafn.is.

Drög að reglum um varðveislu og eyðingu skjala úr fjárhagsbókhaldi afhendingarskyldra aðila.