Þjóðskjalasafn Íslands hefur gefið út skýrslu með niðurstöðum eftirlitskönnunar safnsins á skjalageymslum afhendingarskyldra aðila ríkisins sem framkvæmd var í júní síðastliðnum.
Í skýrslunni kemur fram að umfang pappírsskjala hjá ríkinu hefur aukist gífurlega á undanförnum árum og að ríkisstofnanir noti um 17.000 fermetra til að geyma pappírsskjöl. Þá leiða niðurstöðurnar enn fremur í ljós að afhendingarskyldir aðilar ríkisins hafa áhuga á að skila yngri pappírsskjölum til Þjóðskjalasafns en almennt er gert.

Samkvæmt skýrslu Þjóðskjalasafns eru nú þegar um 106.000 hillumetrar af pappírsskjölum hjá stofnunum, embættum og fyrirtækjum ríkisins, og hefur pappírsumfang þeirra vaxið um 112% frá árinu 2012. Ef gert er ráð fyrir að um 20-30% af þessum skjölum hafi ekki varðveislugildi til lengri tíma munu um 77.000-88.000 hillumetrar af pappírsskjölum berast Þjóðskjalasafni til varðveislu á næstu 30 árum. Til samanburðar er heildarsafnkostur Þjóðskjalasafns nú um 45.000 hillumetrar og ná skjölin frá 12. öld til dagsins í dag. Þeir 106.000 hillumetrar sem eru í varðveislu stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins hafa að stærstum hluta myndast á síðustu 20 árum. Mikilvægt er að Þjóðskjalasafni sé tryggt viðunandi húsnæði til að taka til varðveislu skjöl ríkisins á næstu árum og áratugum.

Gífurleg aukning á umfangi pappírsskjala hjá afhendingarskyldum aðilum má einkum rekja til þess hversu hægt hefur gengið að innleiða rafræna skjalavörslu hjá ríkinu. Afleiðingin af því að forgangsraða ekki fjármunum í langtímavarðveislu rafrænna gagna er sú að pappírsmagn hefur aukist og mun aukast ár frá ári. Þessi þróun verður samhliða því að aukin áhersla er lögð á rafræna stjórnsýslu. Afleiðingin verður sú að geymsluhúsnæði undir pappírsskjölin bæði hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins og Þjóðskjalasafni Íslands, sem tekur svo við skjölunum til langtímavarðveislu, eykst. Því er nauðsynlegt að ríkið geri átak í því að innleiða rafræna skjalavörslu hjá stofnunum, embættum og fyrirtækjum þess. Þetta var líka ein af meginniðurstöðum eftirlitskönnunar með skjalavörslu og skjalastjórn ríkisins árið 2020.

Skýrsluna má finna hér: Skjalageymslur afhendingarskyldra aðila ríkisins. Niðurstöður eftirlitskönnunar Þjóðskjalasafns Íslands 2021.