Af gefnu tilefni vill Þjóðskjalasafn koma eftirfarandi á framfæri:

Um aðgang að opinberum upplýsingum gilda einkum upplýsingalög (lög nr. 140/2012) og lög um opinber skjalasöfn (lög nr. 77/ 2014). Þau lög gilda um alla starfsemi stjórnvalda og eiga því ekki við um Alþingi. Upplýsingalög gilda um aðgang að gögnum sem eru 30 ára eða yngri en eftir það gilda lög um opinber skjalasöfn, þ.e.a.s. um þau gögn sem skila ber til opinberra skjalasafna frá skilgreindum afhendingarskyldum aðilum, sbr. 14 grein þeirra laga. Þar á meðal eru ráðuneytin og stofnanir sem undir þau heyra. Alþingi er ekki afhendingarskylt til Þjóðskjalasafns og því gilda lög um opinber skjalasöfn ekki um það.

Samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn eru gögn sem hafa verið afhent slíku safni almennt opin almenningi en skylt er að veita aðgang að gögnum þegar liðin eru 30 ár frá því urðu til (sbr. 25. gr.). En á því eru þó mikilsverðar undantekningar. Þannig er óheimilt „að veita almenningi aðgang að gögnum um fjárhags- og einkamálefni einstaklinga sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari nema sá samþykki sem í hlut á.“ (sbr. 26. gr.) Þessari takmörkun er þó aflétt þegar upplýsingarnar eru 80 ára. Þá er óheimilt „að veita aðgang að sjúkraskrám og öðrum skrám um heilsufarsupplýsingar nafngreindra manna fyrr en liðin eru 100 ár frá síðustu færslu í skrárnar.“ Einnig er óheimilt „að veita aðgang að skjölum sem hafa að geyma upplýsingar sem snerta virka og mikilvæga hagsmuni einstaklings eða fyrirtækis um atvinnu-, framleiðslu- eða viðskiptaleyndarmál.“ (sbr. 27. gr.). Þá „getur opinbert skjalasafn við afhendingu skjala ákveðið, að höfðu samráði við viðeigandi afhendingaraðila, að skjal verði fyrst aðgengilegt þegar liðin eru allt að 40 ár frá því að það varð til ef það þykir nauðsynlegt til að vernda virka almannahagsmuni enda hafi það að geyma“ tilteknar upplýsingar sem sérstaklega eru talin upp í sex stafliðum í ákvæðinu (sbr. 28. gr.).

Nýtt ákvæði kom inn í lög um opinber skjalasöfn þegar þau voru sett árið 2014, einkum hugsað til að auka vernd langlífra einstaklinga og til þess að vernda almannahagsmuni. Þar segir: „Þegar sérstaklega stendur á getur opinbert skjalasafn ákveðið að synja um aðgang að skjali sem er yngra en 110 ára, svo sem þegar það hefur að geyma upplýsingar um einkamálefni einstaklings sem enn er á lífi eða um almannahagsmuni er að ræða.“ (sbr. 29. gr.).

Samkvæmt orðanna hljóðan geta hin opinberu skjalasöfn (Þjóðskjalasafn og héraðsskjalasöfn) tekið ákvörðun um að tryggja leynd tiltekinna upplýsinga í 110 ár ef ríkir hagsmunir einstaklinga eða almennings eru í húfi að mati viðkomandi safns. Þannig er tilgangur lagagreinarinnar einkum að vernda friðhelgi einkalífs svo að viðkvæmar persónuupplýsingar, sem er að finna í opinberum skjalasöfnum, t.d. skjöl er varða barnavernd og velferðarþjónustu, verði ekki öllum opin til aðgangs á meðan einstaklingur er enn á lífi. Hvað varðar ákvæði greinarinnar er snýr að almannahagsmunum, getur verið um að ræða skjöl sem innihalda upplýsingar er varða öryggi ríkisins, t.d. teikningar af fangelsum og öryggisgeymslum. Þá geta það einnig verið almannahagsmunir að halda leyndum upplýsingum til verndar heimkynnum fágætra tegunda í íslenskri náttúru og til verndar náttúruminjum.

Hjá Þjóðskjalasafni Íslands hefur ekki reynt enn á þetta ákvæði laga um opinber skjalasöfn, þ.e.a.s. engin gögn njóta þessarar 110 ára verndar í dag. Þjóðskjalasafn hefur ekki upplýsingar um hvort reynt hafi á greinina hjá héraðsskjalasöfnum.

Að mati Þjóðskjalasafns Íslands er ákvæði 29. gr. laga um opinber skjalasöfn mikilvægur varnagli til verndar friðhelgi einkalífs og til að vernda upplýsingar um almannahagsmuni. Ákvæðið ber að nota í undantekningartilvikum enda um undanþágu að ræða frá meginreglunni um opinn aðgang sem túlka ber þröngt.

Það skal áréttað að synjun opinbers skjalasafns á beiðni um aðgang að gögnum er kæranleg til úrskurðarnefndar um upplýsingamál (sbr. 46. gr.). Þessi samantekt er lýsing á meginatriðum og ekki tæmandi um aðgang að opinberum upplýsingum.

Reykjavík, 31. mars 2016
Þjóðskjalavörður

Hlaða niður PDF útgáfu af samantekt þjóðskjalavarðar (285 KB)