Þjóðskjalasafn Íslands hefur gefið út skýrslu um könnun á skjalavörslu ríkisins sem gerð var árið 2012. Markmið könnunarinnar var að afla upplýsinga um almennt ástand skjalavörslu ríkisins, umfang pappírsskjala í stofnunum, umfang og fjölda rafrænna gagnakerfa, yfirlit um hvernig skjalavörslu einstakra stofnana er háttað og að afla upplýsinga um hvernig reglur og leiðbeiningar Þjóðskjalasafns skila sér til stofnana. Skýrslan hefur verið send öllum embættum, stofnunum og fyrirtækjum ríkisins til upplýsingar. Einnig er hægt að nálgast skýrsluna á rafrænu formi á vef safnsins.

Niðurstöður könnunarinnar sýna að stofnanir ríkisins uppfylla lagalega skyldu um skjalavörslu misvel. Flestar stofnanir huga að skjalavörslu í sinni starfsemi að einhverju marki þó að nokkuð vanti upp á að þær uppfylli að fullu lög og reglur. Ljóst er af niðurstöðunum að leggja þarf meiri áherslu á skjalavörslu í stofnunum, ekki síst að innleiða rafræn skjalastjórnarkerfi en það styður við rafræna stjórnsýslu og rafræna þjónustu við borgarana. Náið samhengi er á milli vandaðrar stjórnsýslu og góðrar skjalavörslu.

Niðurstöður könnunarinnar gefa m.a. til kynna að í þeim stofnunum sem skjalastjórar starfa er skjalavarslan í betra horfi en hjá þeim stofnunum þar sem enginn sérstakur starfsmaður ber ábyrgð á daglegri skjalavörslu. Aðeins 42% stofnana eru með skjalastjóra sem er nokkur fækkun frá því 2004 en þá voru 65% stofnana sem höfðu sérstakan starfsmann sem sinnti skjalavörslu. Til þess að bæta úr þessu þarf að tryggja að í öllum stofnunum sé starfsfólk við skjalavörslu sem hefur fagþekkingu á skjalavörslu og skjalastjórn.

Þá kom í ljós að einungis 60% stofnana skrá upplýsingar um mál og skjöl sem koma til meðferðar á kerfisbundinn hátt eins og upplýsingalög kveða á um. Þessi niðurstaða er áhyggjuefni, enda sífellt meiri kröfur gerðar um aðgengi að upplýsingum og rétta meðferð þeirra í stjórnsýslunni. Margt bendir til þess að ástandið muni ekki batna fyrr en stofnanir taka í notkun rafræn skjalavörslukerfi en einungis 66% stofnana nota slík kerfi í sinni starfsemi. Veita þarf fé til ríkisstofnana til fjárfestingar í rafrænum skjalavörslukerfum og öðrum gagnakerfum og til að unnt sé að skila gögnum á rafrænu formi til langtímavörslu í Þjóðskjalasafn.

Efla þarf Þjóðskjalasafn Íslands í ráðgjafar- og eftirlitshlutverki sínu með skjalavörslu hins opinbera með fjölgun starfsfólks. Einnig þarf að tryggja Þjóðskjalasafni nægt húsnæði en vænta má að um 50 hillukílómetrar af skjölum berist Þjóðskjalasafni á næstu 30 árum.

Meginniðurstöður könnunarinnar og tillögur til úrbóta má finna á bls. 9-14 í skýrslunni.