UTmessan fór fram 3.-4. febrúar síðastliðinn og er hún einn stærsti viðburður hvers árs í upplýsingatækni. Að þessu sinni var einn af fyrirlestrum ráðstefnunnar um stafræna vegferð opinberra skjalasafna og hvernig sú vegferð hefur áhrif á hvernig hinu opinbera mun farnast að koma á rafrænni stjórnsýslu frá upphafi til enda. Njörður Sigurðsson, aðstoðarþjóðskjalavörður, flutti erindið sem nefndist „Stafræn vegferð opinberra skjalasafna = Hagur stjórnsýslunnar“. Í erindinu fór hann m.a. yfir stafræna vegferð Þjóðskjalasafns Íslands sem hefur það að markmiði að tryggja varðveislu og aðgengi að rafrænum gögnum stjórnsýslunnar og skjölum sem varða sögu samfélagsins. Sem framkvæmdaaðili opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar lögum samkvæmt er safnið lykilaðili í því að stafræn umbreyting stjórnsýslunnar fari alla leið, þ.e. frá því að gögn eru mynduð á rafrænu formi, þau notuð í stjórnsýslunni og svo tekin til varðveislu. Í eftirlitskönnun Þjóðskjalasafns hefur komið fram að rafræn skjalavarsla hins opinbera er of skammt á veg komin og ein afleiðing þess er mikið magn pappírsskjala sem hafa orðið til á síðustu 20-25 árum með útprentun úr rafrænum kerfum. Markmið Þjóðskjalasafns er að rafræn gögn sem verða til í stjórnsýslunni verði varðveitt á rafrænu formi til framtíðar.

Stafræn vegferð Þjóðskjalasafns er nú komin í góðan farveg. Árin 2020-2021 var gerð úttekt á rafrænum innviðum safnsins af KPMG til að sjá hvar þyrfti að bæta starfsemina til að efla safnið í varðveislu og miðlun rafrænna gagna. Frá 2020 hafa svo komið auknar fjárveitingar til Þjóðskjalasafns, bæði til að úttektar og stefnumótunar um stafræna vegferð safnsins, til fjárfestingar í nýjum tæknilausnum og til að ráða inn fleiri sérfræðinga með tækniþekkingu til að leiða þessa stafrænu vegferð. Ný stefna Þjóðskjalasafns var sett á síðasta ári og þar eru sett fram 12 markmið og eru sex þeirra sem snúa sérstaklega að stafrænni vegferð. Þá var samhliða nýtt skipurit safnsins innleitt þar sem áhersla er á að styrkja stafræna innviði og tvær nýjar fageiningar settar á stofn sem snúa sérstaklega að stafrænni umbreytingu, þ.e. fageiningin gagnaskil og eftirlit sem leiðir stafræna umbreytingu safnsins og fageiningin stafræn endurgerð sem hefur það verkefni að koma meira af safnkostinum á rafrænt form til miðlunar á vefinn. Þá er í burðarliðnum tilraunaverkefni með magnskönnun pappírsskjala, þ.e. að skanna mikinn fjölda gagna á stuttum tíma með sérstökum skönnum, og undirbúningur að innleiðingu á nýrri tæknilausn til að halda utan um safnskostinn er kominn vel á veg. Á síðasta ári hófust ráðningar á starfsfólki til að vinna að verkefnum í stafrænni vegferð og mun Þjóðskjalasafn auglýsa eftir fleira starfsfólki á næstu vikum.