Það er að mörgu að hyggja á þessum tímum heimsfaraldurs COVID-19 og eitt af því er skjalavarsla og skjalastjórn þegar starfsfólk afhendingarskyldra aðila vinnur heima hjá sér. Hér á eftir fylgja stuttar leiðbeiningar um hverju ætti að huga að við skjalavörslu og skjalastjórn við heimavinnu.

Það er mikilvægt að afhendingarskyldir aðilar setji sér verklagsreglur varðandi meðferð þeirra skjala sem unnið er með heima hjá starfsfólki og að tryggt sé að skjöl sem á að varðveita séu varðveitt. Minnt er á skyldu afhendingarskyldra aðila að skrá upplýsingar um mál sem koma til meðferðar og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í skjalasafni viðkomandi aðila. Þá þarf að tryggja að öryggi upplýsinga sé tryggt við heimavinnu.

Sé hægt að uppfylla kröfur um upplýsingaöryggi er æskilegt að vinna eins og kostur er í gegnum VPN-tengingu og hafa þannig aðgang að upplýsinga- og skjalakerfum afhendingarskylds aðila, þannig að hægt sé að vista og varðveita skjöl í kerfunum eins og við á og nauðsynlegt er, t.d. tölvupóst. Það minnkar hættuna á því að skjöl misfarist og verði ekki varðveitt í skjalasafni viðkomandi afhendingarskylds aðila.

Þá er afhendingarskyldum aðilum ráðið frá því að frumrit af pappírsskjölum fari út af vinnustaðnum og í stað þess ætti starfsfólk að vinna með rafræn afrit í heimavinnu og nýta sér eins og áður segir VPN-tengingar eins og kostur er, eða senda skjöl á milli í tölvupósti ef ekki er kostur á slíku. Einnig ætti útprentun á skjölum að fara fram á vinnustaðnum en ekki heima hjá starfsfólki og því ekki þörf á því að ferðast með skjöl á milli staða.

Ef þörf er á nánari leiðbeiningum er hægt að hafa samband við Þjóðskjalasafn Íslands á skjalavarsla@skjalasafn.is.