Á árunum 1952-1953 komu þeir Michael McAleer og David Ainge til Íslands á vegum Genealogical Society of Utah og mynduðu skjöl á míkrófilmur með leyfi ríkisstjórnarinnar. Alls tóku þeir um 1,3 milljónir mynda af margvíslegum skjölum sem snertu persónusögu með einhverjum hætti. Samanlögð lengd filmanna var um 35 km. Þegar á þeim tíma var safn samtakanna orðið stærsta skjalasafn persónusögu í heimi með 20 milljónir blaðsíðna á míkrófilmum og meira en eina milljón binda af prentuðum bókum og handritum.

Bandarísku ættfræðisamtökin, The Genealogical Society of Utah, voru stofnuð árið 1894. Þau heita nú FamilySearch. Samtökin hafa að markmiði að hjálpa fólki um veröld víða að tengjast áum sínum og leggur í því skyni áherslu á að gera sem mest af ættfræðilegum og persónusögulegum gögnum aðgengileg á veraldarvefnum. FamilySearch eru stærstu ættfræðisamtök í heimi sem reka 4.745 miðstöðvar úti um allan heim og hýsa upplýsingar sem tengjast meira en 4 milljörðum nafna. Núverandi þjónusta FamilySearch felst einkum í:

• stafrænni afritun skjala,
• yfirfærslu gagna af míkrófilmum yfir á stafrænt form,
• öruggri varðveislu gagna frá meira en 100 löndum,
• skráningu lykilupplýsinga úr stafrænt afrituðum gögnum til að gera þau leitarbær,
• að gera stafrænt afrituð og skráð gögn aðgengileg á veraldarvefnum.

Öll þessi þjónusta er endurgjaldslaus. Til að gera allt þetta mögulegt hafa samtökin gert samstarfssamninga við fjölmarga aðila víða um heim.

Á vordögum ársins 2015 hófust undirbúningsviðræður á milli Þjóðskjalasafn Íslands og FamilySearch um skönnun skjala í Þjóðskjalasafni Íslands. Í ársbyrjun 2016 undirritaði Þjóðskjalasafn samstarfssamning við FamilySearch og samkvæmt samningnum var byrjað á stafrænni afritun sóknarmannatala.

Hjónin Terry og Lillian Shepherd voru valin af FamilySearch til að annast þessa stafrænu afritun skjala í Þjóðskjalasafni Íslands. Þau búa í Spanish Fork í Utah í Bandaríkjunum og eiga 5 uppkomin börn, 23 barnabörn og 1 barnabarnabarn. Lillian rekur ættir sínar til Íslands og er m.a. afkomandi Runólfs Runólfssonar (1851-1929) í 4. ættlið. Runólfur var bóndi í Kirkjubæ í Vestmannaeyjum og fluttist til Vesturheims árið 1881 ásamt konu og fjórum börnum. Þau fóru fyrst til Suður-Dakóta, en árið eftir fluttist fjölskyldan til Utah. Þar bjuggu þau, í Spanish Fork, allar götur síðan, ef frá eru talin átta ár sem Runólfur dvaldi á Íslandi ásamt konu sinni. Hann starfaði síðan lengi sem lúterskur prestur í Spanish Fork. Terry Shepherd á ættir að rekja til Danmerkur, Englands og Skotlands, en fjölskylda hans hefur búið í Utah um langan aldur.

Þau Terry og Lillian fóru fyrst í þjálfun hjá FamilySearch í Utah áður en þau komu til Íslands 15. febrúar 2016. Þau hófu síðan stafræna afritun 18. mars. Um miðjan október höfðu þau hjón lokið við að afrita um 120 þúsund myndir úr um 800 bókum. Myndirnar eru í 400 punkta upplausn á TIFF formi. Jafnframt voru búnar til léttari afrit myndanna á JPG formi í 150 punkta upplausn. Myndirnar eru varðveittar á gagnaþjónum Þjóðskjalasafns og FamilySearch fær eintak af öllum myndum í mestu upplausn.

Áður en Terry og Lillian hófu sitt afritunarstarf hafði Þjóðskjalasafn látið skanna um 80 þúsund myndir úr sóknarmannatölum. Þegar þessu afritunarverkefni lýkur inniheldur safn afrita af sóknarmannatölum í Þjóðskjalasafni Íslands í heild um 210 þúsund myndir.

Upphaflega stóð til að nota eingöngu myndavél FamilySearch til verksins, en það er sá búnaður sem FamilySearch notar yfirleitt. En þar sem Þjóðskjalasafn átti skanna, af gerðinni Zeutschel OS 14000 A1, var ákveðið að nota hann líka. Þjóðskjalasafn festi síðan kaup á öðrum skanna frá Zeutschel af gerðinni OS 16000 Comfort, Advanced Plus. Þau Terry og Lillian létu sig ekki muna um að læra á báða þessa skanna og nota þá ásamt myndavél FamilySearch við afritun skjalabókanna.

Þau hjónin eru nákvæm og samviskusöm og afar dugleg, enda hefur afritunin gengið mjög vel, einkum eftir að nýi skanninn var tekinn í notkun. Hjónin láta vel af aðbúnaði og aðstöðu og líkar vel við starfsfólk Þjóðskjalasafns og land og þjóð yfirleitt. Þau reikna með að ljúka störfum um miðjan janúar 2017 og þá munu aðrir aðilar taka við afritunarstarfinu.

Heimildir

• Morgunblaðið, 40. árg., 93. tbl., sunnudagur 26. apríl 1953, bls, 7 og 10.
• „Runólfur Runólfsson (Stóra-Gerði)“, Heimaslóð.is. Skoðað 14. október 2016.
• Vefur FamilySearch. Skoðaður 14. október 2016.