Þann 8. apríl sl. voru birtar í B-deild Stjórnartíðinda nýjar reglur Þjóðskjalasafns Íslands um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum afhendingarskyldra aðila. Reglurnar taka gildi 15. apríl 2020.

Afhendingarskyldir aðilar nota tölvupóst mikið í daglegum störfum og hefur notkun tölvupósts og afgreiðsla mála í gegnum tölvupóst aukist með aukinni notkun rafrænna samskipta. Mikilvægt er að meðferð, varðveisla og eyðing tölvupósta sé eftir ákveðnum ferlum og að tryggt sé að tölvupóstar sem varða mál sem eru til meðferðar hjá afhendingarskyldum aðilum og varða starfsemi þeirra séu skráðir og varðveittir á skipulegan hátt. Geymsla tölvupósta í tölvupósthólfum er ekki skipuleg varðveisla og getur orðið til þess að mikilvægar upplýsingar um ákvarðanir og afgreiðslu mála hjá afhendingarskyldum aðilum séu ekki fyrir hendi þegar á þarf að halda. Reglum um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum afhendingarskyldra aðila er ætlað að tryggja góða og vandaða meðferð á tölvupóstum og að mikilvægar upplýsingar um athafnir og ákvarðanir afhendingarskyldra aðila varðveitist. Með setningu reglnanna er afhendingarskyldum aðilum heimilt að eyða tölvupóstum skv. skilyrðum sem koma fram í 3. gr. reglnanna. Unnið er að leiðbeiningum með reglunum og er stefnt að útgáfu þeirra á næstu vikum.

Regludrögin voru auglýst til umsagnar þann 26. nóvember 2019 á vef Þjóðskjalasafns Íslands, Facebook-vef safnsins og í Skjalafréttum og var umsagnarfrestur gefinn til og með 3. janúar 2020. Alls bárust fimm umsagnir frá níu aðilum. Unnið var úr umsögnunum í Þjóðskjalasafni í kjölfarið og brugðist við þeim. Endurskoðuð regludrög voru svo send í mennta- og menningarmálaráðuneytið þann 9. janúar sl. til skoðunar og samþykkti ráðherra reglurnar 23. mars 2020.

Reglur nr. 331/2020 um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum afhendingarskyldra aðila.