Þann 1. febrúar sl. tóku gildi nýjar reglur Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Með gildistökunni falla úr gildi reglur nr. 626 frá 30. júní 2010 um afhendingu á vörsluútgáfum. Afhendingarskyldir aðilar hafa þó leyfi til að skila vörsluútgáfum eftir eldri reglum til og með 1. ágúst 2014. Nýju reglurnar má nálgast hér.

Helstu nýjungar

Helstu breytingar frá eldri reglum eru þær að notkun á XML-lyklaskrám eru undirstaða í nýju reglunum og skal gögnum sem afhent eru í vörsluútgáfum skipað eftir þeim. Þá eiga textaskjöl að vera skv. Unicode táknuninni UTF-8. Áfram skal afhenda myndir af skjölum skv. staðlinum Tiff 6.0 baseline en einnig er kynntur til sögunnar staðallinn JPEG-2000 sem einkum skal nota fyrir myndir af stórum skjölum, s.s. teikningum og kortum. Með nýju reglunum er nú jafnframt hægt að taka við gögnum úr rafrænum landupplýsingakerfum (GIS). Notast er við dönsku útgáfuna af GML-staðlinum ISO-19136 til langtímavarðveislu slíkra gagna. Að lokum tryggja nýju reglurnar betur að nauðsynleg lýsigögn fylgi hverri afhendingu af rafrænum gögnum sem auðveldar notkun þeirra til framtíðar.

Dönsk aðferðarfræði

Árið 2009 setti Þjóðskjalasafn Íslands reglur um rafræn opinber gögn og skil á þeim. Þær voru birtar í Stjórnartíðindum árið 2010. Reglurnar byggjast á aðferðafræði danska ríkisskjalasafnsins við langtímavörslu rafrænna gagna afhendingarskyldra aðila. Reglurnar, sem tóku gildi 1. ágúst 2010, eru þrenns konar:

1. reglur nr. 624/2010 um tilkynningu og samþykkt rafrænna skjalavörslukerfa afhendingarskyldra aðila,
2. reglur nr. 625/2010 um tilkynningu rafrænna skráa og gagnagrunna afhendingarskyldra aðila og
3. reglur nr. 626/2010 um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila.

Síðastnefndu reglurnar hafa nú fallið úr gildi og nýjar reglur um afhendingu á vörsluútgáfum tekið við. Nýju reglurnar eru þýðing og staðfæring á reglum sem danska ríkisskjalasafnið setti haustið 2010 (Bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner).

Umsagnarferli

Drög að nýju reglunum voru send í formlegt umsagnarferli þann 9. júlí 2013 með auglýsingu á vef Þjóðskjalasafns Íslands auk þess sem sent var tölvubréf á öll héraðsskjalasöfn þess efnis og póstlista Félags um skjalastjórn. Frestur til að skila inn athugasemdum var í fyrstu til 9. ágúst 2013 en var framlengdur til 15. september 2013. Drögin voru jafnframt send nokkrum hugbúnaðaraðilum. Umsagnir bárust frá þremur héraðsskjalavörðum auk þess sem ábendingar fengust frá einum hugbúnaðaraðila. Einnig voru regludrögin send mennta- og menningarmálaráðuneyti til skoðunar og fengust þar gagnlegar ábendingar. Starfsmenn Þjóðskjalasafns unnu úr umsögnum og athugasemdum ásamt því að samlesa dönsku reglurnar við þýðingu og slípa hugtakanotkun.